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¿Cómo se hace una factura?

¿Facturas bien? La guía (sin rodeos) que todo empresario y profesional necesita

Hablemos de un tema que, seamos sinceros, no suele ser el favorito de nadie pero que es la piedra angular de cualquier negocio: la facturación.

Si eres empresario, autónomo o profesional, seguro que la palabra «factura» te suena (y mucho). Pero, ¿estás seguro de que lo estás haciendo todo bien? A veces, por inercia o «porque siempre se ha hecho así», se nos escapan detalles clave.

Y créeme, tener la facturación al día y bien hecha no solo te evita problemas con Hacienda (que ya es importante), sino que da una imagen de seriedad y profesionalidad a tus clientes que no tiene precio.

Basándonos en la normativa hemos preparado esta guía para ir al grano. Sin lenguaje jurídico denso, prometido.

Introducción: Pero… ¿Qué es exactamente una Factura?

Aunque la ley no nos da una definición, «en castellano», la factura es el DNI de tu venta.

Es el documento legal que formaliza esa operación que acabas de hacer (vender un producto, prestar un servicio) y, sobre todo, es la prueba que Hacienda necesita para seguir el rastro de los impuestos, especialmente el IVA.

Para ti, es la forma de cobrar. Para tu cliente (si es empresa o autónomo), es el documento imprescindible para poder deducirse ese gasto y ese IVA.

1. ¿Quién está Obligado a facturar?

Vamos directos. Tienes que expedir factura si eres:

  • ?‍? Empresario o Profesional: Por cualquier operación de tu actividad. (Vamos, casi seguro que estás aquí).
  • ? Una sociedad anónima, limitada, cooperativa,…
  • ? Entidades sin Personalidad Jurídica: Por ejemplo, una Comunidad de Bienes (C.B.) que desarrolla una actividad económica.

2. ¿Cuándo SÍ O SÍ tienes que hacer factura (Completa)?

Siempre debes emitir una factura completa cuando:

  • ? Tu cliente es otra empresa o autónomo. (La regla de oro B2B: Business to Business).
  • ?‍♂️ Un particular te la pide. Aunque sea una venta pequeña, si te la pide (normalmente para desgravar algo), tienes que hacérsela.
  • ? Recibes un pago por adelantado (un anticipo) antes de entregar el producto o hacer el servicio.
  • ? Vendes fuera de España: Ya sean exportaciones o entregas intracomunitarias.
  • ?️ Tu cliente es la Administración Pública (Ayuntamientos, Ministerios, etc.).

3. ¿Cuándo te puedes librar? (Las Excepciones)

No siempre es obligatorio usar el programa de facturación. Hay casos en los que, por regla general, no tienes que emitir factura. PERO… (siempre hay un «pero») ten cuidado con las excepciones de las excepciones.

Te lo resumo:

Caso 1: Operaciones Exentas de IVA

  • Regla general: La mayoría no requieren factura (ej. clases particulares, servicios médicos).
  • OJO (Sí facturas si…): …se trata de ciertos servicios sanitarios u hospitalización, o en la entrega de inmuebles.

Caso 2: Recargo de Equivalencia

  • Regla general: Si tienes una tienda (ej. de ropa) y vendes a un cliente final, no facturas (con el tique vale, salvo que te la pida).
  • OJO (Sí facturas si…): …la venta es de un inmueble (ej. vendes el local comercial) o si tributas por estimación directa en el IRPF.

Caso 3: Régimen Simplificado (Módulos)

  • Regla general: Actividades en módulos no suelen emitir factura.
  • OJO (Sí facturas si…): …vendes un activo fijo (ej. la furgoneta del negocio) o si tus cuotas se calculan por volumen de ingresos.

Caso 4: Agricultura, Ganadería y Pesca

  • Regla general: No se emite factura como tal.
  • Acción: El empresario que compra los productos tiene que hacer un «recibo agrícola» para desgravarse el pago realizado al agricultor, ganadero, etc.

Caso 5: Servicios Financieros y Seguros

  • Regla general: No requieren factura.
  • OJO (Sí facturas si…): …la operación está sujeta y no exenta (casos muy específicos).

4. Dos tipos de Factura: La «Completa» vs. el «Tique o Factura Simplificada»

Aquí está una de las dudas más comunes. ¿Hago una factura completa o me vale con una simplificada?

Hay una analogía que lo explica perfectamente:

La Factura Completa es como la escritura pública de una casa: Requiere la identificación total de las dos partes (quién vende, quién compra), la descripción detallada del «inmueble» (tu producto/servicio) y el desglose exacto de impuestos.

La Factura Simplificada es como un tique de supermercado: No identifica al receptor, solo necesita los datos esenciales y vale para operaciones pequeñas y del día a día.

La Factura Simplificada (El «Tique»)

Puedes emitirla en dos casos:

  1. El importe total (IVA incluido) no supera los 400 €.
  2. El importe (IVA incluido) no supera los 3.000 € y además es una de estas actividades:
    • Ventas al por menor.
    • Hostelería y restauración (bares, restaurantes).
    • Transporte de personas.
    • Peluquerías, peajes, parkings, etc.

¿Qué debe incluir como mínimo?

  • Número y serie.
  • Fecha.
  • Tu NIF y nombre.
  • Qué vendes (identificación del servicio/producto).
  • El tipo de IVA aplicado (o poner «IVA incluido»).
  • El total a pagar.

La Factura Completa (La «Escritura»)

Es obligatoria en todos los demás casos (especialmente si tu cliente es una empresa que necesita deducirse el IVA).

¿Qué debe incluir SÍ O SÍ?

  • Numeración y Serie: Correlativa, sin saltos. (Usa series especiales si son rectificativas).
  • Fechas: La de expedición y, si es distinta, la de la operación.
  • Datos de AMBOS (Tú y tu cliente): Nombre completo, NIF y Domicilio.
  • Descripción detallada: Qué vendes, cuántas unidades, precio por unidad (sin IVA).
  • Desglose de Impuestos:
    • La Base Imponible (el precio antes de impuestos).
    • El tipo de IVA (ej. 21%).
    • La Cuota de IVA (el dinero exacto de IVA), por separado.
    • El Total de la Factura.

5. Los Plazos: ¡Que no se te pase!

El «cuándo» es tan importante como el «qué».

  • ? Si tu cliente es un PARTICULAR:
    • Expedición (hacerla): En el momento de la operación.
    • Envío (dársela): Inmediato, en el momento que la haces.
  • ? Si tu cliente es otro EMPRESARIO o PROFESIONAL:
    • Expedición (hacerla): Tienes hasta el día 16 del mes siguiente a la operación.
    • Envío (mandársela): Igual, antes del día 16 del mes siguiente.

Nota Pro: ¿Haces muchas ventas pequeñas al mismo cliente en un mes? Puedes hacer una factura recapitulativa a final de mes que agrupe todas esas operaciones. ¡Ahorrarás mucho tiempo!

6. ¡Ups! ¿Me he equivocado? (Correcciones)

Tranquilo, somos humanos. Si te equivocas, la solución NO es borrar la factura o hacer una nueva con el mismo número.

La solución:

? Factura Rectificativa

Si te has colado en un dato, has puesto mal el IVA o la base imponible:

  • Debes emitir una nueva factura, llamada «rectificativa».
  • Tiene que llevar una serie de numeración especial (ej. «R-2024/001»).
  • Debe identificar claramente la factura original a la que está corrigiendo.
  • Detallar el error cometido

Conclusión

Sabemos que es tedioso, pero llevar la facturación al día es un síntoma de salud empresarial. Es la base de tu contabilidad y tu mejor defensa ante una inspección.

Espero que esta guía te haya aclarado las dudas más grandes. ¡Ahora a facturar como un profesional! Y ten en cuenta nuestro artículo sobre: Verifactu y sus consecuencias.

¿Te ha quedado alguna duda? ¡Consulta con tu asesor fiscal! (Que para eso estamos ?).

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