¿Facturas con un TPV, software o incluso con Excel? Si eres empresario o autónomo, la forma en que emites tus facturas va a cambiar radicalmente. A partir de 2026, entra en vigor una nueva normativa que obliga a que tu sistema de facturación sea «seguro».
Se llama Verifactu, y no es una opción. Es una obligación que, si se ignora, trae consigo sanciones durísimas. Pero no te preocupes. En esta guía, te vamos a explicar de forma clara, sin jerga legal, qué es exactamente, a quién afecta, cuáles son los plazos y, lo más importante, qué debes hacer hoy para evitar las multas de 50.000€.
1. La «Revolución» de la Facturación en España (Y Por Qué Te Afecta)
? ¿Qué es Verifactu? Te lo explicamos en 1 minuto, sin jerga legal
Lo primero y más importante: Veri*factu no es un programa que tengas que comprar. No es un software llamado «Verifactu».
Verifactu es un conjunto de reglas técnicas que tu programa de facturación (el que ya usas o el que vayas a comprar) debe cumplir obligatoriamente.
El objetivo de Hacienda es acabar con el «software de doble uso». Es decir, esos programas (a veces ocultos en TPVs o software a medida) que permiten a un negocio borrar facturas, modificar ventas o llevar una «Caja B» para ocultar ingresos y defraudar el IVA.
Con Verifactu, tu sistema de facturación se convierte en una «caja negra» que registra todo de forma imborrable.
2. El Calendario Definitivo: ¿Cuándo Entra en Vigor Verifactu?
Tras varias negociaciones durante 4 años y aplazamientos para dar tiempo al sector, las fechas de entrada en vigor ya son definitivas y están confirmadas en el BOE. Es fundamental que entiendas que hay tres plazos distintos, y todos te afectan de una forma u otra.
? Las 3 Fechas Clave que Debes Grabar Fuego (2025-2026)
Hemos creado esta tabla para que veas de un vistazo cuándo te toca actuar:
| Colectivo Afectado | Fecha Límite Obligatoria | ¿Qué Significa Esto Para Ti? |
| Desarrolladores y Vendedores de Software | 29 de julio de 2025 | Desde esta fecha, tu proveedor solo puede vender software que ya cumpla con Verifactu |
| Empresas (Sociedades, PYMES) (Sujetos al Impuesto de Sociedades) | 1 de enero de 2026 | Si tu negocio es una S.L., S.A., etc., tu sistema debe estar 100% adaptado en esta fecha |
| Autónomos y Profesionales (Personas Físicas, IRPF) | 1 de julio de 2026 | Si eres autónomo, tienes seis meses más de margen que las empresas para adaptar tu software. |
3. ¿Estoy Obligado? El Filtro Definitivo para Saber si te Afecta
La respuesta corta es: sí, casi seguro que estás obligado. Pero veamos los detalles.
✅ Quién SÍ está Obligado (La Inmensa Mayoría)
La regla general es simple: si eres un empresario o profesional, estás en España y emites facturas usando un programa informático, estás obligado.
Esto incluye a:
- Sujetos al IRPF (Autónomos).
- Sujetos al Impuesto de Sociedades (Empresas, PYMES).
Y atención, la norma afecta a todas las facturas que emitas con ese software , incluyendo:
- Facturas completas.
- Facturas simplificadas (es decir, TUS TICKETS).
Aquí es donde muchos negocios (bares, restaurantes, tiendas, talleres, peluquerías) cometen un error fatal. Piensan que esto es una «ley para oficinas» que hacen facturas. Se equivocan.
El Terminal Punto de Venta (TPV) de tu tienda o bar ES un sistema informático de facturación (SIF) afectado por la ley. El «ticket» que imprimes es una factura simplificada. Por lo tanto, Verifactu te obliga a que tu TPV se actualice para cumplir la norma, generar el código QR en el ticket y asegurar la inalterabilidad de esa venta. Esto va a suponer un coste masivo de actualización de software (y en TPVs antiguos, de hardware) en todo el sector retail y hostelería.
❌ Las 3 Excepciones Claras que SÍ te Libran
Solo te libras de esta obligación en tres casos muy concretos:
- Si ya estás en el SII (Suministro Inmediato de Información). Si eres una gran empresa (o te acogiste voluntariamente) que ya reporta sus facturas a la AEAT en 4 días, estás exento. Hacienda considera que contigo ya tiene la información que necesita y no hay «elementos de riesgo».
- Si tu actividad NO te obliga a emitir factura. Si tu régimen (ej. ciertos módulos de agricultura o recargo de equivalencia que no emiten factura, venta ambulante,…) no te obliga a facturar, esta norma no te crea una obligación nueva.
- Si facturas 100% a mano. Si tu método de facturación es puramente manual y no informático, no te afecta. Esto incluye:
- Talonarios preimpresos rellenados a bolígrafo o máquina de escribir.
- Cajas registradoras clásicas (de las que solo suman, abren el cajón e imprimen, pero no almacenan ni procesan datos).
4. La Pregunta del Millón: ¿Mi Excel o mi Word son un SIF?
Esta es la duda más importante para miles de pequeños autónomos y profesionales. ¿Me obliga esta ley a dejar de usar mi plantilla de Excel o Word con la que llevo facturando 15 años?
La respuesta oficial de Hacienda es: depende de cómo lo uses.
? Qué es un SIF (Sistema Informático de Facturación) para Hacienda
Para Hacienda, un SIF no es un programa, es una función. Un SIF es cualquier sistema (software y hardware) que uses para realizar estas tres acciones:
- Admitir entrada de información (teclear los datos de la factura).
- Conservar la información (guardar el archivo.xlsx o.docx).
- Procesar la información (aquí está la trampa).
La Advertencia Oficial de la AEAT sobre Excel y Word
La propia Agencia Tributaria ha tenido que publicar una aclaración oficial sobre este tema en su apartado de Preguntas Frecuentes, porque es la duda estrella. Esto es lo que dice:
- Caso 1: NO es un SIF (Y TE LIBRAS):
Si usas Word o Excel exclusivamente para introducir los datos, imprimir la factura para dársela al cliente y guardarla en una carpeta. Incluso si generas «simples listados» de facturas con una fórmula de «SUMA» para ver cuánto has facturado, no se considera SIF. - Caso 2: SÍ es un SIF (Y ESTÁS OBLIGADO):
Si usas ese mismo Excel o Word para procesar la información que contiene y generar directamente:
- Tus Libros registro de IVA o IRPF.
- Tu Contabilidad.
- Cualquier otro resultado que uses para rellenar tus modelos de impuestos.
El ejemplo que pone la propia AEAT es demoledor: «Si utiliza [Excel] programando una Macro, para generar el libro registro de facturas expedidas, su hoja de cálculo sí se considerará un sistema informático de facturación«.
Aunque un uso ultrabásico de Excel teóricamente «no es un SIF», en la práctica es un riesgo legal gigantesco si usas cualquier tipo de macro.
Intentar seguir con Excel es exponerse a que, en una inspección, el funcionario argumente que estás «procesando» datos para sacar tus totales de IVA o de ingresos. Y eso te convierte automáticamente en incumplidor, activando la sanción de 50.000€.
Nuestra Recomendación Profesional: Si usas Excel o Word para facturar, esta ley te empuja en la práctica a buscar un software de facturación certificado. Es la única forma de garantizar el cumplimiento y dormir tranquilo.
5. El Corazón Técnico de Verifactu (Explicado Fácil)
Tu nuevo software deberá hacer dos cosas «mágicas» que tu Excel no puede hacer. Son el núcleo de la seguridad de Verifactu.
⛓️ El «Hash Encadenado»: El Chivato Imborrable
- Qué es: Piénsalo como una «huella digital» única e irrepetible (un código alfanumérico larguísimo) para cada factura que emites. O, más gráficamente, un precinto digital.
- Cómo funciona: El sistema coge los datos de tu Factura Nº10 y genera su huella (Hash A). Luego, para crear la Factura Nº11, el sistema usa la huella de la factura anterior (Hash A) para crear la nueva huella (Hash B). Se crea una «cadena» de bloques, donde cada factura está «soldada» a la anterior.
- Por qué es clave: Esto garantiza la trazabilidad e inalterabilidad. Si tú, con malas intenciones, intentas borrar la Factura Nº10, la cadena se rompe. Si intentas modificarla (cambiar 1.000€ por 100€), la huella (el precinto) cambia y ya no coincide con el enganche que tiene la Factura Nº11. En una inspección, Hacienda detectará la ruptura de la cadena al instante.
? El Código QR Obligatorio: Verificación para Todos
- Qué es: Un código QR que debe ir impreso o incrustado en todas tus facturas (completas y simplificadas/tickets).
- Para qué sirve: Permite a cualquier persona (tu cliente, un inspector, o tú mismo) escanearlo con un móvil y verificar la factura.
- Qué verifica: Lo que ve el cliente al escanearlo dependerá de la modalidad que elijas, como veremos en la siguiente sección. En el mejor de los casos, confirmará que esa factura existe en los servidores de Hacienda.
6. La Gran Decisión: ¿Modalidad «Verifactu» o «No Verifactu»?
Aquí llega otro punto de confusión. La ley te da a «elegir» entre dos modalidades de funcionamiento. Pero, como verás, es una elección con trampa.
⚖️ La Falsa Elección: No te Dejes Engañar por los Nombres
Primero, una aclaración vital: TODO software (SIF) debe estar preparado técnicamente para poder enviar los registros a Hacienda. La «elección» no es sobre si tu software puede enviar, sino sobre cuándo lo hace:
- Modalidad Verifactu: Eliges el envío automático e inmediato. Justo en el momento en que das «Imprimir» a la factura, tu sistema envía el registro (no la factura entera, sino sus datos clave) a la AEAT.
- Modalidad «No Verifactu»: Eliges la conservación local. Tu sistema no envía nada a Hacienda en el día a día. Simplemente, conserva localmente los registros con todas las medidas de seguridad (hash, etc.). Solo enviarás esos registros si Hacienda te los pide expresamente en una inspección.
Instintivamente, el 99% de los empresarios piensa: «Evidentemente, elijo ‘No Verifactu’. Cuanto menos vea Hacienda mis datos en tiempo real, mejor».
Cuidado. Esta es la trampa.
El reglamento penaliza esta elección. Para que Hacienda se fíe de que esos datos que «conservas localmente» no han sido manipulados durante meses o años, te exige más medidas de seguridad. La modalidad «No Verifactu» es, en realidad, más rígida y exigente para ti. Te obliga a implementar un «Registro de Eventos» (un chivato de todo lo que pasa en el sistema: quién entra, qué toca, etc.) y, potencialmente, a usar Firma Electrónica avanzada para sellar los registros.
Paradójicamente, la modalidad Verifactu (envío inmediato) es la más sencilla para el empresario. ¿Por qué? Porque al enviar el registro a Hacienda al segundo, la «prueba» de inalterabilidad ya está en sus servidores. Ya no tienes que custodiarla tú con medidas extra.
Además, acogerte al envío voluntario te da «prestigio fiscal» ante tus clientes: el QR de tu factura será verificable por tu cliente, que verá un mensaje de «Factura verificable en la web de Hacienda», dando confianza.
Y un punto importante: según comentan desde la AEAT, las comprobaciones iniciales se centrarán en aquellos que no envían los datos…
Tabla Comparativa: Verifactu vs. No Verifactu
| Característica | Modalidad Verifactu (Envío Inmediato) | Modalidad «No Verifactu» (Conservación Local) |
| Envío a AEAT | Automático e inmediato al crear la factura. | No se envía (salvo inspección). |
| QR Verificable | SÍ. El cliente puede escanear y ver «Factura verificable en la web de Hacienda». | NO. El cliente escanea y ve «Factura no verificable en Hacienda». |
| Ventajas | Acceso a Libros Registro en la AEAT, facilita borradores de impuestos (IVA, IS). | Ninguna clara para el empresario. |
| Requisitos Adicionales | Ninguno. El envío es la garantía. | Más exigente: Requiere Firma Electrónica y un «Registro de Eventos» de todo. |
7. El Palo: Sanciones por Incumplir la Ley Antifraude
Y si todo esto te parece una «recomendación», estás equivocado. Esto no es como cometer un error en el modelo 303. El incumplimiento de los requisitos del software se castiga con una dureza extrema, tal y como se introdujo en la Ley General Tributaria.
? Aquí No Hay Bromas: Las Multas son Reales y Cuantiosas
El régimen sancionador es doble:
- 1. Para ti (Empresario/Autónomo):
- Sanción: Multa fija de 50.000 € por cada ejercicio fiscal en el que hayas usado el software ilegal.
- Motivo: Por la simple «tenencia» y uso de sistemas informáticos que no estén debidamente certificados o que permitan la manipulación de datos.
- 2. Para tu Proveedor de Software (El Desarrollador):
- Sanción: Multa fija de 150.000 € por cada ejercicio.
- Motivo: Por fabricar, producir o comercializar software que no cumpla o que permita la doble contabilidad.
Te preguntarás: «Pero, ¿cómo voy a saber yo si mi software cumple con el ‘hash encadenado’ o el ‘registro de eventos’?». Es una pregunta lógica.
La ley lo prevé, y aquí es donde entra tu escudo legal.
Tu responsabilidad como empresario es asegurarte de que contratas un software adaptado. La prueba de que lo has hecho es exigir a tu proveedor la «Declaración Responsable».
Este es el documento donde el fabricante (Sage, A3, Holded, o el informático de tu barrio) declara bajo su responsabilidad que su programa cumple con la normativa.
- Si tienes este documento y el software falla o incumple, la responsabilidad (y la multa de 150.000€) se traslada a tu proveedor.
- Si no tienes ese documento y te inspeccionan, los 50.000€ de multa pueden ser para ti por no haber sido diligente.
Consejo de Oro: No pagues ni un euro por una actualización de software a Veri*factu sin que el proveedor te entregue por escrito su «Declaración Responsable» de cumplimiento.
8. Plan de Acción: 3 Pasos para Adaptarte a Verifactu sin Estrés
No esperes, si dejas esto para el último minuto, te encontrarás con que tu proveedor está colapsado, los precios suben y no llegas a tiempo.
? Sigue estos 3 pasos:
Paso 1. Diagnóstico (Hoy): ¿Cómo facturas ahora?
Haz un inventario de todas las herramientas con las que emites facturas o tickets. ¿Usas un TPV en la tienda? ¿Un software tipo Sage, A3, Factusol o Holded en la oficina? ¿Sigues usando esa plantilla de Excel? ¿Un programa a medida? Apúntalo todo.
Paso 2. Contacta a tu Proveedor (Mañana):
Llama ya a tu informático o al soporte técnico de tu software. Hazle estas 3 preguntas clave (y pide la respuesta por email):
- «¿Vuestro software va a cumplir con el Reglamento Verifactu?»
- «¿Me entregaréis la ‘Declaración Responsable’ que lo certifica?»
Paso 3. Evalúa el Coste vs. Beneficio (Esta Semana):
Prepárate, porque la adaptación tendrá un coste.
- Opción A (De Pago): Tu proveedor actual te dirá que la adaptación requiere una actualización o una nueva cuota mensual. Pide un presupuesto claro. Los costes de software básico de gestión pueden ir desde 7,50€/mes para autónomos hasta 14,50€/mes o más para pymes según las prestaciones.
- Opción B (Gratuita): La AEAT ofrece una aplicación de facturación gratuita ( Agencia Tributaria: Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y VERI*FACTU )
Esta herramienta de la AEAT es muy básica. No sirve para emitir facturas simplificadas (tiques), no tiene gestión de clientes (CRM), ni control de stock, ni informes de ventas, ni conexión con tu banco. Si eres un profesional que emite 10 facturas al mes, puede ser suficiente. Pero para cualquier PYME o autónomo con un mínimo de volumen, será totalmente inviable.
Considera este coste como lo que es: una inversión obligatoria en modernización. Siempre será más barata que la multa de 50.000€.
10. Conclusión: Verifactu no es una Opción, es tu Nueva Realidad Fiscal
Es la mayor revolución en la facturación para PYMES y autónomos en décadas. El mayo control nos obliga a revisar como facturamos. Puedes echar un vistazo a este artículo: ¿Cómo facturar correctamente?
?? Resumen de Ideas Clave para llevar:
- Fechas Límite: Tu fecha tope es el 1 de enero de 2026 (si eres empresa) o el 1 de julio de 2026 (si eres autónomo).
- Multa: El riesgo de no hacer nada es una sanción de 50.000 €
- Excel: Olvídate de facturar con Excel. Es un riesgo legal altísimo.
- TPV: Si tienes un TPV en tu tienda, bar o taller, estás obligado a actualizarlo.
- Acción Inmediata: Tu tarea hoy es llamar a tu proveedor de software y pedirle su «Declaración Responsable».
Sabemos que la normativa es densa y la tecnología puede ser abrumadora. No dejes que esta obligación te quite el sueño o, peor aún, te cueste una sanción desproporcionada.
En Tributanet ya hemos analizado a fondo el RD 1007/2023 y estamos ayudando a todos nuestros clientes a navegar esta transición. Antes de pagar por un software nuevo o una actualización costosa, habla con nosotros.
Contacta hoy mismo y haremos una revisión de tu sistema de facturación actual para asegurar que cumples con Verifactu con total tranquilidad y al mínimo coste posible.